Contrato de aluguel > Cadastrar novo contrato

daniela

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Cadastro de Contrato de aluguel

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01 – Após inserir o código, clicar em “Buscar dados do imóvel” > em seguida, clica em Confirmar imóvel” (depois que o contrato for gerado, você não consegue mais alterar o código do imóvel);

02 – Categoria: O cliente pode utilizar a categoria para gerar um filtro referente a qualquer finalidade que ele queira. Ex: Você pode utilizar esse campo de categoria para identificar os contratos que serão declarados na DIMOB. Ou então, para separar os contratos por tipo de imóvel. Você pode utilizar a engrenagem ao lado campo para gerenciar as categorias. Podendo tanto cadastrar uma nova categoria, quanto editar um já existente;

03 – Tipo de contrato:  neste campo, você deverá selecionar a opção “Não residencial” caso o imóvel esteja sendo locado por uma Pessoa Jurídica, ou “Residencial”, se o imóvel estiver sendo alugado por uma pessoa física;

04 – Finalidade: você seleciona a opção de acordo com que o imóvel será utilizado. Pois, o contrato pode ser residencial, mas o imóvel será utilizado para uso comercial.

05 – Locatário: neste campo, você pode pesquisar por um cliente já cadastrado no sistema, que irá alugar o imóvel. Ou, se caso o mesmo não esteja cadastrado ainda, você pode clicar no botão “Adicionar cliente”, que irá abrir uma janela para você cadastrar o mesmo. Após inserir os dados, clique em “Salvar”;

06 – Proprietário locador: dono do imóvel (se der um alerta em vermelho, é porque falta algum dado na ficha do proprietário). Por padrão, o sistema já puxa o nome do proprietário que está cadastrado na ficha do imóvel. Porém, você deverá incluir todos os proprietário que irão receber o repasse do aluguel – a porcentagem é referente ao valor que cada proprietário irá receber. 

06.1 – No campo “Porcentagem, você deverá preencher com a porcentagem que cada um tem sobre o contrato. Lembrando que se for somente um proprietário, esse valor deverá ser de 100%. Ou o total de todos os proprietários terá que ser 100%;

06.2 – Na “Forma de pagamento”, você deverá preencher com a conta que cada proprietário irá receber o repasse.  Observar se o campo “Dígito” no cadastro da conta está preenchido corretamente;

06.3 – Em “Adicionar proprietário”, você poderá pesquisar por um proprietário já cadastrado ou então cadastrar um novo proprietário.

07 – Garantias locatícias (Fiador): pode incluir a pessoa ou instituição que ficará como fiadora no contrato. Ou então, a empresa de seguro fiança que foi contratada pelo inquilino. Caso a mesma não esteja cadastrada no sistema, você poderá cadastrá-la;

07.1 – Dados garantia: no final do cadastro, selecionar o tipos de garantias, que será selecionado se é um pessoa física ou jurídica. Você deverá preencher os campos de acordo com tipo de garantia que você irá selecionar;

08 – Locatário solidário: Neste campo, você irá inserir as pessoas que irão morar no imóvel e que participarão no pagamento do aluguel. Mas, essas pessoas não serão o locatário principal do contrato (exemplo de uma república). Ou então, pode ser inserido alguém que irá compor renda ao locatário principal do contrato. Caso essa pessoa não esteja cadastrada no sistema, você poderá cadastrá-la, clicando em “Adicionar nova pessoa”

09 – Locador solidário: Neste campo você pode inserir um proprietário que não participa da divisão do repasse do aluguel. Neste caso, pode ser inserido o cônjuge do proprietário ou uma pessoa que tenha uma procuração para responder em nome do proprietário. Caso essa pessoa não esteja cadastrada no sistema, você poderá cadastrá-la, clicando em “Adicionar nova pessoa”

10 – Seguro incêndio: Neste campo você insere os dados da apólice do seguro incêndio. A cobrança é feita no boleto do aluguel, como desconto/acréscimo ou como cobrança avulsa, ficando a critério do cliente.

11 – Financeiro (essa é a parte que requer mais atenção na hora do preenchimento): 

11.01 – Data do contrato:  Neste campo, você insere a data que o contrato foi assinado;

11.02 – Tempo de contrato: Você insere o tempo que o contrato terá vigência. Com isso, o sistema já calcula automaticamente a data do término do contrato;

11.03 – Calcular multa rescisória: Neste campo, você define se será cobrado multa rescisória do inquilino caso ele saia do imóvel antes do término do contrato; 

11.04 – Cláusula de saída: A partir de quantos meses o inquilino poderá cancelar o contrato sem a cobrança da multa rescisória;

11.05 – Tipo: Você tem dois tipos de contrato – “Postecipado”: primeiro mora, depois paga. “Antecipado”: paga e depois mora. 

11.06 – Dedução automática do IRRF: Neste campo você deverá selecionar a opção “SIM”, se a pessoa que estiver locando o imóvel for pessoa jurídica. Caso contrário, a opção deverá ser marcada como “NÃO”;

11.07 – Aluguel garantido: quando o proprietário recebe o valor do aluguel mesmo que o inquilino não tenha pago o aluguel. A maioria das imobiliárias que garantem o aluguel ficará com tudo que for cobrado de multa e juros do inquilino. Existem dois tipos de aluguel garantido: Total e Parcial. Selecionando o parcial, a imobiliária garante o aluguel para o proprietário se o inquilino ficar em atraso até X número de meses. Se o inquilino ficar devendo uma quantidade de meses superior ao número estabelecido no contrato, a imobiliária para de garantir e só retorna após o inquilino ficar em dia novamente.  

11.08 – Dia mensal do vencimento: Neste campo você deverá inserir o dia que o aluguel irá vencer;

11.09 – Dia mensal do fechamento: Neste campo você insere o dia do mês que será fechado a fatura. Lembrando que, se o tipo for “Postecipado”, o fechamento será até um dia antes do vencimento. Se for “Antecipado”, deverá ser um mês após o vencimento. 

11.10 – Valor do aluguel: Valor que será cobrado mensalmente do inquilino, sobre a utilização do imóvel;

11.11 – Vencimento do 1º aluguel: Neste caso, se o tipo for “Postecipado”, você deverá inserir a data do vencimento que seja maior que a data do fechamento, e que deve ser de no mínimo dois dias após a data do contrato; Se for “Antecipado”, essa data deverá ser menor que a data do fechamento do aluguel;

11.12 – Fechamento do 1º aluguel: Neste caso, se o tipo for “Postecipado”, você deverá inserir uma data que seja maior que a data do contrato e a data de fechamento deve ser menor que a data do vencimento do aluguel; Se for “Antecipado”, a data do fechamento deverá ser maior que a data do contrato e deve ser maior que a data de vencimento;

11.13 – Valor do 1° aluguel: Neste caso, o sistema calcula automaticamente o valor que será pago no primeiro aluguel (No primeiro aluguel, o sistema considera dias corridos. A partir do mês seguinte, o sistema considera o mês comercial. (em fevereiro, é considerado o mês comercial));

11.14 – Tipo multa: Neste campo, você deverá selecionar se o tipo da multa será normal ou pró rata

11.15 – Multa: Neste campo, você deverá inserir o percentual da multa que será cobrado;

11.16 – Tolerância multa: Após o vencimento do aluguel, quantos dias o inquilino poderá pagar o mesmo sem que seja cobrado multa;

11.17 – Juros/dia:  Neste caso, você poderá informar qual o percentual de juros por dia que o inquilino irá pagar se atrasar o boleto. Obs: No sistema não tem tolerância de juros;

11.18 – Índice de reajuste: Neste campo, você deverá selecionar qual dos índices de reajuste será cobrado para atualizar o valor do aluguel.

11.19 – Próximo reajuste: Você deverá informar qual será a data que será aplicado o próximo reajuste. (Data futura)

11.20 – Dias para repasse: Neste campo, você informa quantos dias depois (do pagamento do aluguel ou vencimento. Esse campo também depende da configuração realizada em “Parâmetros”) , que será realizado o repasse para o proprietário;

11.20 – Cobrar TED/DOC no repasse: Você pode marcar como “SIM”, se a imobiliária irá cobrar do proprietário o valor da transferência realizada pelo banco;

11.21 – Taxa admin. mensal: Neste campo, você informa a porcentagem que a imobiliária cobra mensalmente pela administração do imóvel;

11.22 – Cobrar: Neste campo, você pode informar se a taxa administrativa mensal será cobrada em todas as mensalidades (desde o primeiro mês de vigência do contrato), ou então, somente após a primeira mensalidade paga pelo inquilino. (Tendo em vista, que na primeira mensalidade é cobrado também uma taxa de Contrato sobre o primeiro aluguel – como se fosse a comissão sobre o aluguel do imóvel);

11.23 – Taxa de Contrato: Neste campo, você informa qual a porcentagem que a imobiliária irá receber no primeiro aluguel (algumas imobiliárias trabalham com taxa de 50% e outras 100%);

11.24 – Taxa admin. sobre multa: Neste campo você informa se em cima da multa será cobrado o percentual da taxa administrativa mensal;

11.25 – Taxa admin. sobre juros: Neste campo você informa se em cima dos juros será cobrado o percentual da taxa administrativa mensal;

11.26 – Multa por rescisão:  Neste campo, você informa de quantos será a multa caso o inquilino venha rescindir o contrato. Obs: Este campo é somente informativo;

11.27 – Padrão Repassar multa/juros: Neste campo, você informa se os juros e multas serão repassados para o proprietário ou não.

11.28 – Conta corrente padrão do repasse: Neste campo, você deverá informar em qual conta corrente do proprietário o repasse será realizado;

11.29 – Forma de recebimento: Neste campo, você informa qual a forma que a imobiliária irá receber os alugueis. O Banco e conta que os boletos serão gerados;

11.30 – ISS retido?: Neste campo, você irá selecionar se será cobrado imposto sobre o contrato;

11.31 – Retenção de imposto?: Neste campo, você só irá marcar como “SIM”, se o proprietário do imóvel for uma pessoa for pessoa jurídica

12 – Rateio de Comissão: Neste campo, você vai inserir o rateio da comissão. Ou seja, todas as pessoas que serão comissionadas neste contrato (Corretor do imóvel, corretor do cliente, tec.). Basta clicar em “Adicionar rateio de comissão”. Lembrando que a soma do campo “Porcentagem” tem que ser de 100% sobre o valor da comissão. E abaixo, o sistema já irá mostrar o percentual da imobiliária;

13 – Endereço de cobrança: Neste campo, você irá selecionar para qual endereço será enviado a cobrança do aluguel. Essa informação também vai na remessa. Essa opção é utilizada por imobiliárias que tem o serviço junto ao banco de envio de boletos pelos correios;

14 – Controle de conta: Neste campo, você deverá selecionar as contas do imóvel que a imobiliária irá monitorar se foram pagas ou não.

15 – Vistoria: Em Vistoria, você deverá inserir a data e as observações da vistoria inicial que foi realizada antes do inquilino entrar no imóvel, e data e as observações que será realizada quando o inquilino sair do imóvel;

16 – Observações gerais: Neste campo, você deverá inserir todas as informações que são importante constar no contrato. 

16.1 – Permitir envio de E-mail de Cobrança Automático: Você deverá marcar como sim, caso você queira que o boleto com o aluguel seja enviado automaticamente após ser gerado;

16.2 – Gerar Nota Fiscal Automático: Você deverá marcar como sim, caso você queira que seja gerado a nota fiscal do aluguel, após o boleto ter sido gerado;

16.3 – A partir da data: Se você marcar a opção “Gerar Nota Fiscal Automático” como “SIM”, você informa a partir de qual data será gerado a nota fiscal automática.

17 – Após concluir o cadastro do contrato, você poderá alterar alguns dados do mesmo. Basta você pesquisar pelo contrato desejado em “Contrato de aluguel” > “Pesquisar contrato” (Se você não inserir o número do contrato e clicar direto em pesquisar, o sistema irá retornar todos os contratos cadastrados). Após aparecer o resultado da busca, basta você clicar no botão “Alterar”. (Existem campos de você não pode alterar depois de ter gerado o primeiro aluguel)

18 – No botão “Aluguéis”, você poderá conferir os valores que foram lançados, basta clicar na seta ao lado esquerdo da data.

18.1 – você poderá gerar o primeiro aluguel manualmente. Basta clicar em “Gerar aluguel”

, e também conferir as cobranças e taxas que estão sendo lançadas. Se você clicar na lupa ao lado do campo “Valor pago”, você conseguirá dar baixar manualmente no aluguel, clicando em “Baixar”. Você pode lançar uma multa ou juros, clicando em “Previsão”. Você poderá adicionar descontos ou acréscimos também, clicando em “Desc/Acr”. Você poderá gerar o recibo de pagamento referente ao aluguel que está selecionado. Ou então excluir a cobrança do aluguel, clicando em “Excluir”. Lembrando que, esses itens que forem lançados nesta tela de aluguel, virá somente no mês que a mesma for lançada e que caso o aluguel já tenha sido baixado, você não conseguirá lançar mais nenhuma cobrança ou desconto;

18.2 – No lado esquerdo, tem a tela de repasse para o proprietário, e você poderá conferir os valores que serão repassados ou descontados do proprietário, dar baixa no repasse, lançar cobranças ou desconto no repasse, poderá também anexar comprovantes ou então inserir alguma observação referente ao repasse em questão . Basta clicar lupa ao lado do campo “Valor pago”.

19 – Desconto/Acre: Neste campo você irá lançar os descontos ou acréscimos no aluguel para os meses seguinte, basta clicar em “Cadastrar”. (Caso seja necessário, você poderá cadastrar novas contas em: Controle de contas: “Ferramentas” > “Controle de contas” – este item tem somente nos nossos acesso, não fica disponível para o cliente). Após preencher os campos, você clica em “Salvar”

19.1 Tipo Desconto: deduzir = não cobrar (verificar se os campos de Deduzir taxa adm e deduzir multa e juros)

20 – Reajustes: Neste campo, você poderá inserir no aluguel do mês vigente. (Esse reajuste não se aplicará para os demais meses)

21 – Follow-up – foi desenvolvida para auxiliar a imobiliária no acompanhamento dos chamados abertos por ela mesma, pelo proprietário e/ou pelo inquilino. Como por exemplo, o inquilino informou que tem uma goteira e precisa ser arrumado. 

21.1 – Solicitante: Neste campo, você deverá selecionar a pessoa que está abrindo o chamado;

21.2 – Tipo: Neste campo, você irá selecionar qual o tipo do chamado. Se é um chamado para manutenção, ou alguma reclamação, etc;

21.3 – Responsável: O usuário da imobiliária que ficará responsável por acompanhar o andamento do chamado.

21.4 – Destinatário: Você deverá marcar quais pessoas irão receber a cópia deste chamado

21.5 – Notificar via e-mail: você irá marcar esse campo para para que as pessoas marcadas acima recebem notificações referente a este chamado;

21.6 – Título: Neste campo, você deverá inserir o título do chamado;

21.7 – Anexo: Você poderá inserir tanto fotos, quanto algum documento referente a questão do chamado;

21.8 – Mensagem: Neste campo, você irá descrever tudo que for relatado pela pessoa que está abrindo chamado;

22 – Extratos: Neste campo, você poderá tirar um extrato de tudo que teve de débito ou crédito no repasse para o proprietário;

23 – Anexos: Você poderá anexar os documentos referente a este contrato, como por exemplo a cópia dos documento do inquilino. 

24 – Lançamento: neste campo é adicionado valores que deverão ser repassados para o proprietário, fora o valor do aluguel. (pode ser um crédito ou um débito) (se não selecionar o controle de contas, o sistema não irá gerar relatório);

25 – Controles: Neste campo, você poderá marcar mês a mês as contas que foram pagas pelo inquilino. De acordo com o que foi marcado no contrato