Gestão imobiliária: descubra como fazer e garanta produtividade nos negócios

Uma gestão imobiliária competente é essencial para que imobiliárias e incorporadoras assegurem seu espaço nesse mercado, bem como na preferência dos consumidores.

No Brasil, o setor imobiliário é marcado por duas características importantes:

  1. altíssima concorrência;
  2. consumidores que, apesar do baixo poder de compra, têm o investimento em imóveis na lista de prioridades.

Em um cenário de disputa pela preferência do consumidor, empresas desse segmento vêm investindo em uma gestão imobiliária cada vez mais estratégica.

Para mais informações sobre o assunto, continue a leitura deste artigo e descubra como a gestão imobiliária garantirá resultados cada vez melhores para o seu negócio.

O que é gestão imobiliária?

Gestão imobiliária é um conjunto de procedimentos pré-estabelecidos que visam o crescimento sustentável e permanente de uma imobiliária ou incorporadora.

Para alcançar esse fim, estratégias de desenvolvimento da saúde financeira e organização logística devem ser colocadas em prática.

A gestão imobiliária é uma maneira inteligente de gerenciar os interesses, as oportunidades, os processos, as informações e os relacionamentos no mercado de imóveis.

A seguir, apresentamos algumas boas práticas de gestão imobiliária para você aplicar no seu negócio e potencializar os resultados.

Boas práticas para a gestão imobiliária

Uma maneira eficiente de realizar a gestão imobiliária é apostar no é o Business Process Management (BPM) ou em bom português Gerenciamento de Processos de Negócio.

O BPM não é uma estratégia ou metodologia, mas uma mudança de paradigma para a gestão dos negócios com foco nos processos.

William Deming, o responsável pela excelência produtiva japonesa é autor da famosa frase que reforça a importância dos processos: “se você não é capaz de descrever o que você faz como processos, você não sabe o que está fazendo”.

Mapear processos para profissionalizar a gestão gera muitos resultados positivos para a imobiliária, tais como:

Quanto antes a sua imobiliária começar a definir os processos, maiores são as chances de crescer de forma sustentável. Isso porque quanto maior é a empresa e quanto mais tempo ela demora para definir os fluxos de trabalho, mais difícil será arrumar a casa.

Mas, por onde começar? No livro BPM para todos: uma visão geral, abrangente, objetiva e esclarecedora, o autor Gart Capote propõe dez passos básicos para quem vai iniciar o trabalho com Gerenciamento de Processos de um Negócio:

Você ficou assustado com tantos passos? Não se preocupe, a seguir explicaremos como aplicar cada um deles visando o sucesso da gestão da sua imobiliária ou incorporadora. Acompanhe.

1. Descobrir os seus processos atuais

O gerenciamento de processos começa, antes de mais nada, com a descoberta de quantos e quais são os processos atuais na sua imobiliária ou incorporadora.

2. Descrever os processos atuais

Descreva, minuciosamente, todos os processos que são realizados hoje dentro dos setores de marketing, vendas e administrativo, entre outros, da sua empresa.

3. Definir o sentido dos processos

Tendo detalhado todos os processos, defina a finalidade de cada um deles. Por exemplo: qual o objetivo da etapa de prospecção no marketing da sua imobiliária? Qualificar os leads para vendas ou passá-los para o pré-vendas?

Não ter um objetivo claro, pode mostrar que estamos diante de um processo replicado, ou seja, um retrabalho e desperdício de energia.

4. Preencher a cadeia de valor

Feito isso, é hora de criar e preencher uma cadeia de valor: quais são os processos primários que asseguram a gestão? Quais são os de suporte e quais aqueles que geram retorno financeiro e relatórios legais?

5. Certificar a eficácia da estratégia

Respondidas todas essas questões, é hora de validar uma estratégia. Defina como as coisas realmente acontecem e encontre pessoas que decidam o que precisa acontecer.

Além disso, é nesse quinto passo que a estratégia será analisada, comparada ou revista, caso seja necessário.

6. Definir o que é importante

Agora, diagnostique as causas dos problemas que acabam impedindo a melhor realização de cada processo de negócio, isto é, defina o que é importante.

7. Diagnosticar o que é importante

O passo seguinte é eleger os processos de negócios com maior participação na criação de valor. A partir desse momento, a estratégia começa a tomar corpo.

8. Divulgar o diagnóstico

O oitavo passo diz respeito à divulgação do diagnóstico para a equipe, a fim de dar retorno sobre a fase da análise de processos.

9. Definir (cuidadosamente) como o processo deve ser realizado

O penúltimo passo é propor as melhorias identificadas e descrever de forma minuciosa como os processos devem ser realizados.

10. Fazer acontecer

Por fim, tendo seguido os nove passos sugeridos anteriormente, é hora de colocar em prática as sugestões de melhorias observadas. Não se esqueça de sempre mensurar os resultados!

Lembre-se: o desenho de um processo não é perene, ele sempre pode ser revisto e melhorado. Por isso, sempre revisite o seu processo e faça os ajustes necessários.

Algumas dicas para garantir a produtividade da equipe com a gestão imobiliária

Agora que você já conhece as melhores práticas para realizar a gestão da sua imobiliária ou incorporadora, vamos falar de outro assunto que sempre deve ser considerado pelos gestores de um negócio: a produtividade.

Gestão imobiliária e produtividade são quase palavras relacionadas, isso porque o objetivo de toda gestão imobiliária é aumentar a lucratividade do negócio reduzindo ou mantendo os mesmo investimentos, concorda?

Se alcançada, a produtividade na gestão imobiliária favorece aos gestores tanto quanto aos corretores.

Enquanto o gestor garante mais resultados e melhor aproveitamento das habilidades dos colaboradores e do tempo, para os corretores, significa possibilidade de progressão na carreira, melhor remuneração, diminuição do estresse na rotina e ganho de tempo para investir em ações mais estratégicas e menos operacionais.

Contudo, para desfrutar das vantagens de uma gestão imobiliária eficaz, ou seja, aquela que garante produtividade, uma série de maus hábitos precisam ser abandonados.

O principal deles é a desorganização. Não ter processos bem definidos e, consequentemente, indicadores para fazer o acompanhamento das entregas dos corretores e demais colaboradores é típico em uma gestão desorganizada e ineficiente.

A seguir, sugerimos algumas técnicas consagradas no mercado para o aumento de produtividade de equipes e, por isso, muito conhecidas. Acompanhe.

1. Gestão Imobiliária com o Método Kanban

O significado da palavra “kanban” gira em torno de “registro” ou “cartão”. A técnica consiste em um quadro com três colunas: “a fazer”, “em progresso” e “feito”, no qual são registradas todas as tarefas diárias de uma empresa ou trabalhador.

Muitos reproduzem esse quadro num suporte físico utilizando post-its, como o mural da empresa, ou utilizam softwares de gestão com uma interface que segue esse modelo de organização.

Outros ainda utilizam a técnica para acompanhamento das demandas individuais, reproduzindo o modelo em um caderno ou bloco de anotações pessoal.

Seja qual for o suporte, o ideal na técnica kanban é que as tarefas estejam visíveis à todos os funcionário da imobiliária, assim, a equipe poderá acompanhar o status das tarefas de rotina.

Fazendo assim, toda a empresa ganha em produtividade e a gestão consegue identificar em quais etapas da operação manifestam-se possíveis gargalos.

2. Técnica Pomodoro na Gestão Imobiliária

A técnica pomodoro é bastante conhecida por profissionais de diversos segmentos. Seu objetivo é a administração do tempo para que o indivíduo consiga manter o foco na tarefa que está desenvolvendo.

Na prática funciona assim: durante a execução de uma tarefa, o colaborador deve fazer pausas de 5 min a cada 25 min de trabalho focado. Após 4 séries de 25 min, pode ser feita uma pausa maior.

Convenhamos que é muito mais fácil se manter concentrado por 25 min do que por 1 hora inteira, não é mesmo? Por isso, essa técnica faz tanto sucesso.

Você pode aplicá-la na sua rotina de trabalho e sugeri-la para todos os demais colaboradores da sua imobiliária ou incorporadora e, assim, aproveitar o tempo com o que realmente importa: o bom relacionamento com clientes e prospects do seu negócio.

3. Tecnologia a favor da gestão

Produtividade está relacionada com aumento dos lucros através da redução (ou não elevação) de custos, não é mesmo?

Mas, e se eu te disser que para alcançá-la, investir em tecnologias de gestão é tão importante quanto aplicar técnicas como as que apresentamos acima?

Saiba que a tecnologia é um pilar importante da produtividade em qualquer que seja o setor do mercado. Isso porque, é através dela que muitos processos na sua imobiliária ou incorporadora poderão ser automatizados ou ter o tempo de execução encurtado.

Portanto, despender recursos na contratação de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial) ou software de gestão imobiliária é a decisão mais estratégica que a gestão imobiliária pode tomar.

Vale destacar, inclusive, que em um software para gestão imobiliária, a técnica kanban pode ser facilmente aplicada.

Nele, a gestão imobiliária poderá criar reuniões e convidar os colegas, agendar os compromissos, ter controle sobre as etapas do atendimento, acesso às métricas de desempenho dos corretores e a carteira de clientes e imóveis, por qualquer dispositivo conectado à internet.

Na hora de adquirir essas ferramentas é necessário levar alguns pontos em consideração, entre eles podemos citar:

Ao utilizar ferramentas tecnológicas para eliminar atividades humanas relacionadas à operação e controle de algum produto eletrônico, fica mais fácil saber onde é preciso investir ações inéditas para assegurar o desenvolvimento da equipe e, consequentemente, melhores resultados em vendas.

Gostou das nossas dicas e quer saber mais sobre o assunto? Então confira o artigo no nosso blog: Gestão de imobiliária: como incentivar a produtividade dos seus corretores de imóveis.

Conheça o CRM imobiliário Novo Vista

A sua imobiliária está pronta para melhorar os serviços oferecidos, reduzir custos e aumentar os lucros?

Então, está na hora de profissionalizar a gestão de imóveis e de processos por meio de processos bem definidos e investir em uma tecnologia que seja compatível com os sistemas e plataformas que o seu negócio já utiliza.

Algumas das vantagens do sistema para imobiliária da Vista Software, são:

  • integração entre sistemas;
  • tenha uma visão geral de todas as oportunidades de vendas com a previsibilidade das vendas do período, organize os processos padronizando os procedimentos e encurte o ciclo de vendas, otimizando os resultados;
  • chat, o atendimento é feito em tempo real e ainda, direciona o lead para o corretor responsável pelo atendimento;
  • oferta ativa, recurso que possibilita a criação de campanhas de marketing ativo, utilizando banco de dados ou importando mailing;
  • Estatísticas Periódicas da Atividade do Imóvel: envie periodicamente para os proprietários, e-mails com relatórios estatísticos sobre o andamento do processo de venda ou locação dos imóveis ativos;
  • e muito mais.

Para conhecer todas as vantagens do Novo Vista para a sua imobiliária, você pode assistir ao vídeo de apresentação da ferramenta ou realizar um teste gratuito no CRM imobiliário em um prazo de até sete dias.

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Vista Software

A Vista Software é uma empresa de base tecnológica sediada em Florianópolis/SC, que há cerca de 20 anos vem trabalhando para oferecer as melhores soluções em aplicativo, CRM, sites e integração com portais e ferramentas para imobiliárias, incorporadoras e corretores.

A empresa cresceu licenciando softwares para as maiores imobiliárias do país e aplicando tecnologia e inteligência comercial para ajudá-las a crescer em alta velocidade.

Atualmente, a Vista Software está presente em mais de 20 estados do Brasil, possui carteira com mais de 1.000 clientes nacionais e internacionais (Argentina e Angola, por exemplo) e conta com cerca de 40.000 usuários ativos mensais.

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