Guia definitivo do sistema imobiliário: eficiência, produtividade e mais vendas

O mercado imobiliário é um setor dinâmico e altamente competitivo, no qual gestores enfrentam uma série de desafios e necessidades para alcançar o sucesso nos negócios.

Seja durante a captação e a gestão de leads imobiliários até o acompanhamento eficiente dos clientes e a otimização dos processos internos, a gestão imobiliária demanda um alto nível de organização e eficiência. Por isso, é preciso contar com técnicas e ferramentas que facilitem esse trabalho.

Hoje o CRM imobiliário é uma dos sistemas mais eficazes para garantir uma organização completa do negócio, passando por diversos setores, e contribuir para o crescimento da imobiliária.

Neste artigo, você vai acompanhar tudo sobre o tema, em um guia prático do sistema imobiliário que poderá promover insights valiosos para aplicar em sua gestão de negócios.

Confira!

O que é o sistema imobiliário?

Um sistema imobiliário é responsável pela organização de todo o negócio. Embora o CRM (Customer Relationship Management) signifique, em português, gestão de relacionamento com o cliente, a tecnologia pode trazer uma série de benefícios que vão além disso.

O sistema imobiliário de gestão pode assumir diferentes versões e ser adaptado para determinados nichos, como é o caso do sistema imobiliário. Nesses casos, eles são criados por empresas que têm vasta experiência no ramo e podem oferecer soluções personalizadas para atender às necessidades de imobiliárias, gestores e corretores de imóveis.

Definição de CRM imobiliário

O sistema imobiliário é uma versão especializada desenvolvida especificamente para o setor imobiliário. Sendo assim, corresponde a uma ferramenta tecnológica projetada para ajudar as imobiliárias a gerenciar eficientemente seus processos, desde a aquisição de leads até a conclusão das transações imobiliárias.

Com isso, os negócios imobiliários podem captar, organizar e acompanhar leads de forma mais eficiente. Além disso, é possível ter um controle da carteira de clientes, de imóveis e da gestão de pessoas dentro da imobiliária.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema imobiliário?

• Gerenciamento de leads imobiliários e contatos
• Integração com outras ferramentas de gestão
• Registro de histórico de contratos
• Automação de tarefas
• Geração de relatórios
• Análise de indicadores de desempenho

Qual é a diferença entre o CRM e o ERP?

O CRM e o ERP são duas soluções de software amplamente utilizadas nas empresas, mas têm focos diferentes. Enquanto o CRM concentra-se nas atividades relacionadas ao cliente, o ERP abrange a gestão global da empresa. Ambas as soluções são importantes e podem ser complementares.

Qual é a melhor opção para imobiliárias?

O ideal é escolher uma solução completa e que atenda às necessidades da empresa. Isso porque, ao ter um software voltado para o mercado imobiliário, o gestor e os corretores têm suas prioridades atendidas e suas especificidades levadas em conta.

Sendo assim, um CRM como o da Vista é uma das melhores opções para atender empresas de diversos portes, facilitando a rotina de gestão e disponibilizando tudo o que a imobiliária precisa para crescer e conquistar cada vez mais clientes.

Qual é a importância desse sistema imobiliário?

O CRM desempenha um papel fundamental na gestão de uma imobiliária, pois oferece uma abordagem estruturada e eficiente para focar o aumento das vendas e potencializar os negócios.

Hoje, a tecnologia deve ser sua grande aliada para evitar erros, melhorar a produtividade da equipe e focar na conversão de leads. É por isso que o CRM vem ocupando tanto espaço e é o caminho para não perder clientes e ampliar as possibilidades de fechamento de vendas.

Como o CRM ajuda a superar os principais desafios do setor imobiliário

Hoje os principais desafios do setor imobiliário são a captação de leads, o relacionamento com o cliente e a volatilidade do mercado. Esses pontos requerem mudança na imobiliária, adaptação da equipe e foco na tecnologia para usar dados a favor das estratégias de negócio.

Ao centralizar e organizar informações cruciais sobre leads, clientes e propriedades, o CRM permite que a imobiliária acompanhe e nutra relacionamentos de forma mais personalizada, mantendo um histórico completo de interações passadas.

Dessa forma, é possível estabelecer uma comunicação mais efetiva, antecipar as necessidades dos clientes e tornar o atendimento mais ágil e direcionado.

Quem tem à disposição o melhor CRM imobiliário pode automatizar tarefas, analisar dados e aumentar a eficiência operacional da empresa – o que resulta no crescimento sustentável da imobiliária.

Ou seja, o CRM é uma ferramenta indispensável para aprimorar o relacionamento com clientes, impulsionar as vendas, melhorar a produtividade da equipe e fortalecer a competitividade da imobiliária no mercado.

Qualquer imobiliária pode implementar um CRM?

Sim, qualquer imobiliária pode implementar um CRM. Contudo, é preciso escolher a opção certa, com os melhores recursos e um plano que acompanhe o porte do negócio.

Existem algumas opções no mercado. Por isso, uma boa pesquisa pode ajudar a escolher por meio da reputação e das funcionalidades disponíveis.

Quando uma imobiliária precisa de um CRM?

Qualquer negócio pode investir em um CRM, seja no primeiro dia da sua operação ou quando ela estiver consolidada. Entretanto, é preciso entender que, quanto antes, melhor. Isso porque a tecnologia pode ser uma grande aliada na operação.

Inicialmente, com uma equipe pequena, o CRM imobiliário ajuda a otimizar as tarefas rotineiras. À medida que o negócio cresce, o sistema consegue dar conta de um fluxo maior de dados e oferecer grandes facilidades, especialmente para o crescimento do negócio.

Como o sistema imobiliário pode ser útil?

A gestão da imobiliária pode contar com o CRM para estratégias em diversas frentes do negócio. Nesse contexto, é possível usar o software imobiliário para:

• captação e gestão de leads: para capturar, organizar e acompanhar leads de forma centralizada e ter informações detalhadas sobre o progresso ao longo do ciclo de vendas;
• gestão de relacionamento com clientes: para registrar todas as interações com os clientes, permitindo um acompanhamento personalizado e um atendimento mais eficiente;
• gestão de imóveis: para registrar e gerenciar informações detalhadas sobre as propriedades disponíveis, como descrições, características, preços e datas de disponibilidade;
• automação de marketing: para ajudar o time de marketing a construir estratégias mais assertivas de acordo com o funil de vendas;
• análise de dados e relatórios: para obter insights valiosos sobre o desempenho das vendas, o comportamento dos clientes, as tendências do mercado e o desempenho da equipe;
• gestão da equipe: para otimização de tarefas, análise de desempenho e identificação de gargalos em processos internos.

Prejuízos de imobiliárias que não usam um sistema

Você organiza seus clientes, imóveis e processos por meio de planilhas? Pare hoje mesmo! Esse comportamento está entre os mais prejudiciais para negócios que desejam crescer.

Hoje, a tecnologia está à sua disposição para que você tenha melhores resultados e foque no que é realmente importante para gerar lucros e melhor posicionamento no mercado.

Entre os principais prejuízos de imobiliárias que não usam um CRM destacam-se: 

• perda de leads e oportunidades de negócio;
• falta de organização e controle;
• perda de informações importantes por conta de edições manuais em planilhas;
• atendimento insatisfatório ao cliente;
• baixo aproveitamento da equipe de vendas;
• perda de dados importantes de negócio;
• estratégias pouco eficientes;
• dificuldade na análise e tomada de decisões;
• perda de competitividade no mercado.

CRM na prática: como ele funciona para cada setor da imobiliária?

Agora que você sabe o que é o CRM e como ele se aplica no setor imobiliário, é hora da prática.

Abaixo, apresentamos como o CRM imobiliário pode ajudar cada um dos setores da sua imobiliária para uma gestão integrada e com foco nos resultados.

Sistema imobiliário para vendas

O sistema imobiliário é útil para o setor de vendas em situações como:

• melhoria no relacionamento com os clientes;
• acompanhamento da jornada do cliente;
• captação de novos clientes;
• integração entre marketing, vendas e atendimento;
• organização de informações dos clientes em um só lugar e de forma ágil;
• necessidade de um follow-up mais eficaz;
• atualização de sistemas e para pôr fim às planilhas.

Como resultado, você tem uma otimização do trabalho da equipe de vendas. A abordagem se torna mais efetiva, os dados são atualizados em tempo real e há um acompanhamento da jornada do cliente.

Sendo assim, há menos perdas e melhor aproveitamento das oportunidades que chegam.

Do mesmo modo, os dados gerados podem ajudar gestores a identificar gargalos nos processos e a reavaliar periodicamente as falhas.

Sistema imobiliário para o marketing

O time de marketing também tem grandes ganhos com o uso do CRM imobiliário. Com os dados dos clientes em mãos, é possível traçar uma estratégia mais eficiente, atingindo quem realmente interessa.

O sistema imobiliário para marketing tem como principais usos:

• integração de informações: é possível unir todas as informações em  um único banco de dados para tomada de decisão mais eficaz;
• definição do seu público: com base no perfil dos leads, é possível traçar seu público-alvo e suas personas, o que ajudará a tornar a comunicação mais eficiente;
• melhoria da experiência do consumidor: a ferramenta realiza o mapeamento das interações com os clientes para adotar as estratégias certas para cada momento;
• automação de tarefas: com a base de leads e clientes que você irá captar pelo CRM, utilize uma integração de automação de marketing para disparo de e-mails e fluxos de nutrição ajudam na relação com o cliente e podem ser feitos de forma automática, por meio da aplicação do lead scoring;
• segmentação de campanhas: a partir das informações coletadas, é possível segmentar as campanhas por público, região, interesses e outros pontos de interesse. Com isso, os recursos financeiros são mais bem aproveitados e há resultados efetivos.

Sistema imobiliário para atendimento ao cliente

O atendimento personalizado é, hoje, um dos pontos mais importantes da imobiliária, independentemente do perfil do cliente. Assim, o CRM pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade do serviço prestado, proporcionando uma experiência positiva e satisfatória.

Com o apoio da ferramenta, é possível implementar um chatbot que resolva questões básicas do cliente. Com isso, só chegam ao time de atendimento os leads com dúvidas mais complexas.

Dessa forma, você oferece agilidade e personalização ao mesmo tempo em que otimiza o tempo da equipe.

Além disso, o CRM oferece relatórios sobre os leads imobiliários e é possível acompanhar melhor a jornada do cliente. Assim, consegue fazer adaptações em processos e orientar a equipe com foco em resultados melhores.

Sistema imobiliário para corretores

O CRM imobiliário é uma plataforma capaz de proporcionar diversos benefícios, como a melhoria do relacionamento com os clientes e o aumento das vendas.

Entre as vantagens para o corretores, destacam-se:

• possibilidade de fazer diagnóstico dos clientes: identificar em qual etapa do funil de vendas cada um deles está e, assim, traçar ações estratégicas assertivas para fechar negócios;
• melhora o relacionamento com os clientes: o recurso é capaz de registrar todas as interações dos clientes com a empresa. Dessa maneira, é possível delimitar o perfil de cada cliente a fim de antecipar as soluções apropriadas para as dores de cada um;
• melhores chances de fidelização de clientes: as chances de o cliente voltar a fechar negócio com empresa serão maiores por conta da qualidade do atendimento. Além disso, a melhoria no atendimento é capaz de gerar mais indicações dos serviços da imobiliária para outras pessoas;
• aumento das vendas: essa tecnologia impulsiona a visão estratégica do negócio. Ao analisar as métricas de desempenho da imobiliária, os gestores conseguem implementar medidas com maior agilidade e assertividade. 
• melhoria da gestão de tempo: o corretor consegue organizar melhor a rotina dentro e fora do escritório com os modelos desktop e aplicativo de celular do CRM, tendo os dados importantes sempre em mãos.
• sem perdas de agendamentos: o CRM ajuda a sincronização de visitas com o Google Agenda, assim o corretor não perde compromissos e consegue visualizar melhor os compromissos.

Sistema imobiliário para gestores 

Um gestor imobiliário que não conta com a ajuda do melhor software perde oportunidades de negócios para a imobiliária. Assim, ele tem uma visão completa do negócio por meio do CRM com os benefícios, que vão desde a tomada de decisão até a gestão de pessoas.

Contar com um CRM para corretores abre portas para fazer novos negócios, acompanhar a jornada do cliente e aumentar as taxas de conversão. Basta conhecer todas as funcionalidades do software e tirar dali os melhores resultados.

Com isso, o profissional pode construir estratégias sólidas para ajudar a empresa a crescer.

7 melhores práticas para usar o sistema imobiliário

Agora que você sabe os benefícios do CRM para os setores, confira dicas e estratégias para aproveitar ao máximo o potencial do sistema no dia a dia da imobiliária.

1. Personalize o CRM: configure o CRM de acordo com as necessidades específicas da sua imobiliária. Adapte campos, categorias e processos para refletir o fluxo de trabalho e as informações relevantes para o setor imobiliário.
2. Faça a integração com canais e ferramentas de automação: escolha um sistema que tenha integração com outros canais de comunicação, como e-mail e mídias sociais. Isso permitirá que você registre todas as interações com os clientes em um só lugar, mantendo um histórico completo.
3. Capture leads automaticamente: configure formulários em seu site imobiliário para capturar leads automaticamente no CRM. Isso facilitará o acompanhamento e a segmentação dos potenciais clientes.
4. Automatize tarefas repetitivas: use automações para agilizar tarefas repetitivas, como enviar e-mails de acompanhamento, agendar compromissos e criar lembretes. Isso economiza tempo e permite que sua equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
5. Acompanhe o funil de vendas: acompanhe o progresso das negociações em seu funil de vendas. Isso ajudará a identificar gargalos, entender o desempenho da equipe e tomar medidas corretivas quando necessário.
6. Segmente sua base de clientes: categorize seus clientes em grupos com base em critérios como localização, interesse, tipo de imóvel desejado, entre outros. Isso permitirá que você envie comunicações mais direcionadas e personalizadas.
7. Analise os dados: use os recursos de geração de relatórios do CRM para extrair informações valiosas sobre o desempenho da imobiliária, como taxas de conversão, tempo médio de vendas, origem dos leads, entre outras. Essas análises permitirão identificar tendências, otimizar estratégias e tomar decisões embasadas.

Implementação e treinamento da equipe

A implementação do CRM não precisa ser um problema ou algo trabalhoso para sua empresa, independentemente do porte. Por isso, escolha uma empresa que traga facilidades e que tenha a proatividade da equipe de suporte para ajudá-lo no processo.

Além disso, certifique-se de que sua equipe esteja adequadamente treinada no uso do CRM. Explique os benefícios, forneça orientações sobre as melhores práticas e incentive a adoção contínua da ferramenta.

O sistema só será eficaz se for utilizado de forma consistente e correta por todos os membros da equipe. Nesses casos, as melhores empresas de CRM imobiliário também podem acompanhá-lo e oferecer preparações específicas para o uso dessa tecnologia.

O que considerar na hora de escolher seu sistema imobiliário?

O melhor CRM imobiliário é aquele que atende às necessidades da imobiliária, com planos acessíveis, possibilidade de personalização e ferramentas que acompanham a dinâmica do mercado imobiliário.

Ao escolher um sistema de gestão imobiliária, é essencial observar quais benefícios ele pode trazer ao negócio. Entre eles o CRM imobiliário precisa ajudar com pontos, como:

• gestão de corretores;
• organização imobiliária;
• otimização do trabalho do time de vendas;
• geração de relatórios inteligentes;
• funil de vendas e pipeline;
• foco no aumento de vendas;
• identificação de gargalos em processos;
• integração com redes sociais e demais portais e ferramentas usadas na imobiliária;
• possibilidade de construção de site imobiliário.

Além disso, leve em conta a escalabilidade do CRM, ou seja, sua capacidade de crescer com o seu negócio.

Por fim, avalie o suporte oferecido pelo fornecedor do CRM, como treinamento, suporte técnico e atualizações frequentes.

Ao considerar esses aspectos, você estará mais preparado para escolher um CRM imobiliário que se adapte às suas necessidades e potencialize o sucesso da sua imobiliária.